Algemene voorwaarden

1. Definizioni

Per evitare malintesi, ecco cosa intendiamo con alcuni termini chiave utilizzati in questo documento:

• HeyLocals: è la community italiana che connette volontari con organizzazioni non profit, scuole, centri ambientali e altre realtà locali in diversi Paesi del mondo. La realtà ospitante e legale è ACL TRAVEL S.R.L. SOCIETA BENEFIT, con sede legale in Milano (MI), Piazza Francesco Durante 24, 20131 Milano, Italia, CAP 20131 – P.IVA 14264160962.
• "Viaggiatore", o "Partecipante", o "Volontario/a", o "Cliente": chi si candida per partecipare a un progetto promosso da HeyLocals, accetta le condizioni descritte in questo documento e partecipa attivamente all'esperienza nel Paese di destinazione.
• Partner Locale: l'organizzazione sul posto (ONG, scuola, comunità, cooperativa ecc.) con cui collaboriamo per offrire progetti sicuri, concreti e di impatto. Il Partner Locale gestisce operativamente l'accoglienza, l'alloggio, le attività quotidiane e il coordinamento del volontario durante l'intera permanenza.
• Quota di iscrizione: contributo richiesto per confermare la partecipazione a un progetto, che copre i costi amministrativi, la formazione pre-partenza, l'assistenza H24 e il supporto nella preparazione del viaggio.
• Quota progetto: importo da versare per partecipare al progetto selezionato. Include vitto, alloggio, pick-up in aeroporto, coordinamento in loco e attività previste.
• Add-on: attività extra (tour, escursioni, corsi, alloggi diversi, ecc.) che il volontario può aggiungere alla propria esperienza, con costi aggiuntivi.

Tutti i riferimenti temporali contenuti in questo documento sono da intendersi in ora italiana (CET/CEST). Le cifre economiche si intendono espresse in euro (€) IVA inclusa, salvo diversa indicazione.

2. Accettazione della candidatura

HeyLocals si impegna a offrire esperienze sicure, autentiche e utili sia per chi parte, sia per chi accoglie. Per garantire questo equilibrio, ci riserviamo il diritto di accettare o meno una candidatura, in base a criteri di idoneità, disponibilità e coerenza con il progetto scelto.

Quando invii la tua candidatura, ti chiediamo di fornirci informazioni complete, corrette e trasparenti, in particolare su:

• Stato di salute (fisico e mentale);
• Esperienze pregresse di viaggio o volontariato;
• Motivazioni personali e aspettative;
• Condizioni particolari che potrebbero influenzare la permanenza all'estero.

Tutte le informazioni fornite saranno trattate in modo riservato, ma sono fondamentali per permetterci di consigliarti il progetto più adatto e informare in modo corretto i partner locali.

In caso di informazioni false, incomplete o omesse, HeyLocals (o il partner locale) si riserva il diritto di revocare la partecipazione anche all'ultimo minuto, senza rimborso.

Prima della partenza, ogni volontario dovrà firmare:

• un Modulo di Liberatoria;
• un Codice di Condotta;
• eventuali altri documenti richiesti dal Partner Locale.

Questi documenti servono a tutelare sia il volontario, sia la comunità ospitante, e definiscono con chiarezza i comportamenti attesi durante il progetto.

3. Viaggio, documentazione e responsabilità personale

HeyLocals non vende pacchetti turistici né biglietti aerei, quindi ogni partecipante è responsabile del proprio viaggio, sia all'andata che al ritorno. Ovviamente, ti aiutiamo passo dopo passo con:

• ricerca voli;
• supporto sui visti e documenti per il paese di destinazione;
• elenco vaccinazioni consigliate;
• info pratiche (bagagli, cambio valuta, sicurezza...).

Tuttavia, è tua responsabilità:

• prenotare e pagare il volo;
• ottenere un passaporto valido;
• richiedere eventuali visti di ingresso (turistici o volontariato);
• essere in possesso di vaccinazioni obbligatorie o consigliate per entrare nel Paese.

Ogni Paese ha regole diverse: ti daremo supporto per interpretarle, ma non possiamo garantirne il rilascio né l'approvazione da parte delle autorità locali.

Il volontario è tenuto a rispettare tutte le normative di viaggio e sanitarie del Paese di destinazione e di informarsi riguardo a eventuali requisiti di accesso nei paesi di transito. In caso di problemi dovuti a documentazione mancante, errori nei visti o ritardi nei voli, HeyLocals non è responsabile per eventuali perdite economiche o modifiche al progetto.

4. Assicurazione viaggio (obbligatoria)

Per partecipare a qualsiasi esperienza HeyLocals, è obbligatorio partire con una copertura assicurativa viaggio valida, che includa almeno:

• spese mediche all'estero;
• rimpatrio sanitario;
• responsabilità civile;
• smarrimento bagagli e documenti;
• cancellazione o interruzione viaggio (consigliata, ma facoltativa).

La copertura deve essere valida per tutta la durata del soggiorno, inclusi eventuali giorni di viaggio prima o dopo il progetto.

Puoi acquistare l'assicurazione in autonomia oppure, se vuoi, possiamo suggerirti provider affidabili e già usati da altri membri della community.

HeyLocals non è responsabile per mancate coperture assicurative o per rimborsi negati dalle compagnie assicurative. Spetta al volontario verificare in anticipo:

• che la polizza sia valida nel Paese di destinazione;
• che copra eventuali attività specifiche (es. volontariato, trekking, sport leggeri);
• che i massimali siano adeguati.

Ti chiederemo una copia del certificato assicurativo prima della partenza. Chi non è in regola con la copertura non potrà partire.

5. Quote di iscrizione

Il pagamento avviene esclusivamente online tramite Stripe, usando il link sicuro associato alla prenotazione.

Tutti i prezzi si intendono IVA inclusa.

La quota di iscrizione serve a bloccare il tuo posto nel progetto scelto e copre una serie di costi gestionali e di supporto, tra cui:

• la formazione pre-partenza personalizzata (colloquio online + materiali);
• l'assistenza WhatsApp H24, prima e durante l'esperienza;
• la comunicazione con i partner locali e la preparazione logistica;
• l'emissione del certificato finale e l'invito agli eventi community dopo il rientro.

Una volta versata, la quota:

• non è rimborsabile in nessun caso, salvo annullamento del progetto da parte nostra;
• non è trasferibile ad altre persone;
• non può essere usata per coprire altri tipi di pagamento (es. volo, assicurazione, saldo progetto).

La conferma dell'iscrizione arriva solo dopo il pagamento e la ricezione del modulo firmato.

6. Quote progetto

Il saldo del progetto va versato entro 35 giorni dalla data di partenza. Per prenotazioni effettuate a meno di 35 giorni dalla partenza è richiesto subito il pagamento completo. La quota varia in base alla destinazione e alla durata, e include:

• alloggio (in homestay o volunteer house, a seconda del progetto);
• 3 pasti al giorno, in stile locale;
• pick-up in aeroporto all'arrivo;
• coordinatore locale di riferimento, disponibile per tutta la durata;
• assistenza logistica continua con il team italiano e il team locale.
• Contributo economico alla comunità locale, che impatta direttamente la capacità di assunzione personale, sviluppo locale e gestione materiali e persone;

La quota non include:

• voli;
• assicurazione;
• spese personali (es. sim card, snack, trasporti extra);
• escursioni opzionali o attività fuori progetto.

In caso di mancato pagamento entro i termini:

• HeyLocals si riserva il diritto di revocare la partecipazione senza alcun rimborso della quota di iscrizione;

Se scegli di modificare data, durata o destinazione dopo la conferma, potrà essere applicata una differenza di prezzo o una nuova scadenza di pagamento.

In alcuni periodi (es. festività locali o alta stagione) potrebbero esserci dei supplementi o posti limitati. Questi saranno sempre indicati nella scheda progetto o comunicati dal nostro staff.

7. Rimborsi e cancellazioni

Sappiamo che un viaggio può subire cambiamenti improvvisi. Per questo, abbiamo una policy di cancellazione pensata per essere chiara, sostenibile e rispettosa di tutti gli attori coinvolti (volontari, partner locali, famiglie ospitanti).

Tuttavia, ricordiamo che gran parte della quota progetto viene trasferita direttamente sul campo prima della partenza, e non è sempre recuperabile.

Se cancelli tu:

• Più di 30 giorni prima della partenza: puoi richiedere un credito pari all'importo versato per la quota progetto (escluse spese già sostenute), da utilizzare entro 12 mesi per un altro progetto.
• Meno di 30 giorni dalla partenza o dopo l'inizio del progetto: nessun rimborso né credito è previsto, salvo motivazioni eccezionali e documentabili (es. emergenza sanitaria).

Se cancelliamo noi o il partner locale:

Nel raro caso in cui un progetto venga annullato da HeyLocals o dal partner locale prima della partenza (per ragioni operative, di sicurezza o sanitarie), potrai scegliere tra:

• spostare la tua iscrizione su un altro progetto disponibile (senza costi aggiuntivi, salvo differenze di quota);
• ricevere un credito totale valido 12 mesi;
• ricevere un rimborso completo di quanto versato (esclusi i costi di servizi terzi, come voli o visti).

I rimborsi vengono effettuati sullo stesso metodo di pagamento utilizzato.